Ao comprar códigos de barras para seus produtos, uma das dúvidas mais importantes é saber se os números recebidos são realmente exclusivos. Ninguém quer descobrir, depois de imprimir as embalagens ou enviar os produtos para uma loja, que o mesmo código EAN-13 está sendo utilizado em outro produto.
Normalmente, cada GTIN utilizado para identificar um produto deve ser único. No entanto, isso não significa que qualquer número encontrado ou comprado na internet seja automaticamente seguro. Por isso, é importante entender a origem dos códigos e como eles são administrados pelo fornecedor.
O que significa um código de barras único?
O número localizado abaixo das barras é o identificador do produto. No caso de um EAN-13, trata-se de um GTIN de 13 dígitos.
Para que o sistema funcione corretamente, o mesmo número não deve ser atribuído simultaneamente a produtos diferentes.
Por exemplo, se você vende:
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uma garrafa de suco de maçã de 500 ml;
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uma garrafa de suco de laranja de 500 ml;
-
uma garrafa de suco de maçã de 1 litro;
cada produto ou variação deve ter seu próprio código EAN-13.
O problema surge quando o mesmo número acaba sendo fornecido, intencionalmente ou por engano, para empresas ou produtos diferentes.
Um fornecedor pode vender o mesmo código duas vezes por engano?
Tecnicamente, sim. Um fornecedor que não administra corretamente seu estoque de números pode acabar fornecendo o mesmo código para mais de um cliente.
Por isso, a forma como o fornecedor controla seus códigos é importante.
Um fornecedor confiável deve manter um registro dos números disponíveis e daqueles que já foram atribuídos. Depois que um código é fornecido a um cliente, ele deve ser retirado do estoque disponível e não deve ser vendido novamente.
E se outro fornecedor vender o mesmo código?
Essa é uma questão ainda mais importante.
Um fornecedor pode garantir que ele próprio não venderá o mesmo número duas vezes. Porém, ele não pode controlar os bancos de dados e estoques de todos os outros fornecedores de códigos de barras do mundo.
É por isso que a procedência dos códigos é tão importante.
Se um site simplesmente fornece números gerados aleatoriamente, sem uma origem clara, existe o risco de que algum desses números já esteja sendo utilizado.
Um código não se torna um GTIN exclusivo simplesmente porque alguém criou uma imagem de código de barras para ele.
Gerar uma imagem de código de barras não é o mesmo que atribuir um GTIN
Essa é uma confusão bastante comum.
Existem diversos sites que permitem inserir um número de 13 dígitos e gerar gratuitamente uma imagem EAN-13.
O gerador simplesmente transforma o número informado em um símbolo de código de barras que pode ser lido por um scanner.
Isso não significa necessariamente que o sistema verificou se aquele número:
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pertence a outra empresa;
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já identifica outro produto;
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foi atribuído anteriormente;
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possui uma origem legítima.
Portanto, o mais importante não é apenas a imagem do código de barras. É o número GTIN codificado nela.
Como reduzir o risco de receber um código duplicado?
Antes de comprar códigos EAN-13, verifique como o fornecedor administra e entrega os números.
É importante receber documentação que identifique claramente os códigos fornecidos.
Guarde o certificado, a nota ou fatura e os demais documentos recebidos com os códigos. Dessa forma, você mantém um registro claro da compra e dos números que recebeu.
Também é recomendável manter internamente uma lista relacionando cada GTIN ao produto no qual ele foi utilizado.
É possível verificar se um EAN-13 já está sendo utilizado?
Você pode fazer algumas verificações online, como pesquisar o número completo em mecanismos de busca, marketplaces e bancos de dados de produtos.
No entanto, não encontrar resultados não é uma garantia absoluta de que o número nunca tenha sido utilizado.
Nem todos os produtos e GTINs existentes aparecem em bancos de dados públicos ou são indexados pelos mecanismos de busca.
Por isso, uma pesquisa online pode ser uma verificação adicional, mas não substitui a compra de códigos de uma fonte confiável.
O que acontece se dois produtos tiverem o mesmo GTIN?
Se dois produtos diferentes aparecerem em um sistema com o mesmo número, podem surgir diversos problemas.
Uma loja pode já ter aquele EAN-13 associado a outro produto. Um marketplace pode encontrar informações conflitantes. Um sistema de estoque pode identificar o produto errado quando o código for escaneado.
No pior cenário, o problema só é descoberto depois que milhares de embalagens já foram impressas.
Por isso, é muito mais simples verificar a procedência dos códigos antes da produção do que tentar corrigir o problema posteriormente.
E se eu usar acidentalmente o mesmo EAN-13 em dois produtos?
Essa situação é diferente de receber um código duplicado do fornecedor.
Depois de receber vários códigos exclusivos, você deve atribuir um código diferente a cada produto ou variação que precise de identificação própria.
Uma planilha simples pode ser suficiente:
GTIN / EAN-13 → Produto → Variação → Data de atribuição
Depois de utilizar um código, marque-o como utilizado. Isso evita que você atribua acidentalmente o mesmo número a outro produto meses ou anos depois.
Como administramos os códigos que fornecemos?
Os códigos que fornecemos são administrados individualmente. Depois que um código é atribuído a um cliente, ele não é vendido novamente para outro cliente.
Na compra, você recebe os códigos e a documentação correspondente, mantendo um registro claro dos números adquiridos.
Assim, você não recebe simplesmente uma imagem de código de barras gerada aleatoriamente, mas um conjunto claramente identificado de códigos para seus produtos.
Conclusão
Sim, códigos de barras duplicados podem se tornar um problema quando os números vêm de fontes pouco confiáveis ou são administrados incorretamente. Por isso, escolher um fornecedor confiável é muito mais importante do que simplesmente encontrar um gerador gratuito de códigos de barras.
Ao comprar códigos EAN-13, certifique-se de receber números exclusivos, documentação e um registro claro dos códigos fornecidos.
Depois da compra, mantenha também seu próprio controle sobre qual GTIN foi atribuído a cada produto. Dessa forma, você reduz tanto o risco de adquirir um código problemático quanto o risco de reutilizar acidentalmente um dos seus próprios códigos.
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